Alquilar un almacén: qué ventajas tiene y cómo organizarlo

Toda empresa o autónomo puede verse en la necesidad de adquirir un espacio para aumentar la capacidad de almacenaje, mercancía, maquinaria, herramientas, exceso de inventario, materiales… de forma segura. Puedes almacenar casi cualquier cosa.

Normalmente, vas a poder encontrar un almacén lo suficientemente grande como para guardar todo lo que necesites y a un precio razonable, teniendo en cuenta que puedes buscar unidades de almacenamiento cercanas para conseguir la mejor oferta posible y ahorrar en gastos que pueden llegar a ser bastante elevados.

Cabe resaltar que el orden del almacén es imprescindible para optimizar el tiempo y mejorar la rentabilidad, por lo tanto, se debe realizar un diseño previo para saber cómo se va a organizar todo.

A continuación, veremos las ventajas de alquilar un almacén, además de cómo organizar y amueblar un almacén correctamente para tener a mano en todo momento lo que buscamos. Si estás buscando alquiler de trasteros en Madrid, sigue leyendo, porque esto te interesa. 

Por qué alquilar un almacén

Hay bastantes razones por las que merece la pena alquilar un almacén, como pueden ser las siguientes:

Funcionalidad

Los almacenes son muy prácticos. Por lo general, podemos encontrar estas unidades de depósito en lugares de fácil accesibilidad, como pueden ser autopistas. También podremos encontrarnos que podemos ingresar o retirar cualquier cosa del almacén en cualquier momento, ya que muchos de estos ofrecen horarios de acceso que nos lo permiten. Además, en la mayoría de casos podremos renovar y pagar el alquiler fácilmente, teniendo la posibilidad de hacerlo online.

Seguridad

Algo de lo que queremos estar tranquilos, es que todo esté seguro. Pues bien, los almacenes gozan de las medidas de seguridad necesarias como pueden ser cámaras de seguridad, entradas bajo vigilancia, guardias de seguridad, cerraduras de alta seguridad, etc.

Facilidad de transporte

Al alquilar un almacén tendremos la capacidad de acceder directamente con un vehículo. Si se trata de un almacén de planta baja, tendremos esta facilidad que nos permitirá cargar y descargar lo que queremos y cuando queramos. Cuanto más estratégica sea la ubicación, más ventajas nos ofrecerá.

Flexibilidad en tiempo y espacio

Efectivamente, podemos alquilar el almacén, el tiempo que necesitemos y la capacidad que nos haga falta, puesto que los contratos suelen ser flexibles, ya que por lo general son desde un mes a más. Cuando no se necesite este espacio extra, se puede prescindir del mismo. O tal vez se dé el caso contario, entonces se puede contratar otro espacio más amplio.

Reducción de costes

Puede resultar más económico alquilar un almacén en vez de adquirir unas nuevas oficinas más grandes por falta de espacio. Además, si le sumamos las ventajas que hemos comentado anteriormente, puede resultar una opción rentable.

Aspectos a tener en cuenta antes de alquilar un almacén

Una vez mencionadas algunas de las muchas ventajas que tiene el alquiler de un almacén, se deben valorar o tener en cuenta otras cosas importantes:

• Una de las cosas fundamentales y de las que hablaremos más abajo, tiene que ver con la organización del almacén. La buena gestión depende en gran parte de la eficiencia. Todo lo que se realice en el almacén, ya sea el almacenamiento o cualquier otra operación, pueden sufrir problemas y costes adicionales derivados de la falta de organización y de un proceso de producción agilizado y fluido.
• Hay que preocuparse por tener unas instalaciones en condiciones óptimas. Esto incluye todo el sistema de ventilación, iluminación, deshumidificadores (para quitar la humedad), y todo lo que se necesite para que lo almacenado no se estropee, en especial si, por ejemplo, se trata de alimentos, ya que estos necesitan un lugar seco, limpio y controlado para que no se echen a perder. 

Cómo organizar correctamente un almacén

Como ya hemos dicho, la organización del almacén es primordial, puesto que una buena disposición nos ayudará a encontrar todo sin perder el tiempo.

Existen muchas para organizar, agilizar y gestionar el almacenamiento de nuestro depósito:

• Etiquetar y señalizar: es esencial. Antes de guardar las cosas, hay que catalogar y etiquetar para organizar todo lo mejor posible, también etiquetar cada zona de almacenaje por secciones, usando, por ejemplo, letras y números. Esto también sirve para controlar las fechas de caducidad.  Para señalizar correctamente la distribución del almacén se puede optar por cintas adhesivas, así como paneles o carteles.
• Almacenar por tamaño: ayudará a que no se desperdicie el espacio y a gestionar mejor el inventario.
• Eliminar el inventario obsoleto: evitará el almacenamiento ineficiente.
• Organizar en vertical: a veces no solo depende de cuánto espacio se dispone, sino de cómo se utiliza. Lo más básico son estanterías o estantes en las que apilar los materiales, mobiliario, o cualquier cosa que se desee. Existen sistemas de almacenamiento vertical diseñados para optimizar el espacio y soportar la carga tanto de objetos más ligeros como más pesados. Lo normal es que más arriba estén los objetos más ligeros para poder bajarlos con más facilidad, y abajo los más pesados.
• Optimizar las operaciones y ser más preciso: es importante que el inventario teórico coincida con el inventario real, y que se gestione correctamente para evitar retrasos, tiempos de inactividad y pérdidas de facturación. Esto se puede evitar mejorando la precisión de las operaciones dentro del almacén. Para ello se puede optar por:
• Sistemas de gestión de inventario del almacén para hacerlo de manera rápida y precisa.
• Robots y sistemas de almacenamiento automatizado para agilizar todos los procesos.
• Automatizar el proceso de información.
• Si se contratan empleados para la gestión del almacén, formarlos correctamente para que sigan los procedimientos precisos del control del almacenamiento y mejoren la productividad.
• Controlar los costes, invirtiendo en automatizaciones y equipos de última generación, utilizando luces de bajo consumo, optimizando los espacios del almacén mediante su reorganización y dar prioridad al mantenimiento de las instalaciones para evitar accidentes.

Existen muchas ventajas y motivos por los cuales alquilar un almacén, ya que, como hemos visto, permite controlar, proteger, informar e identificar los productos y/o servicios de una empresa o particular, además de gozar de ese espacio adicional.